Sistema Interno
de Información
SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
ASOCIACIÓN DEL COLEGIO SUIZO DE MADRID (en adelante, la Entidad) ha implantado un Sistema Interno de Información (SIIF), el cual integra los diferentes canales de información internos de la organización y se configura como un eje fundamental para el fomento de la cultura de actuación ética, responsable y sostenible, con el deber de supervisión, control y prevención en materia de cumplimiento normativo.
El sistema constituye el cauce preferente y una herramienta de utilización obligatoria para canalizar diligentemente las comunicaciones sobre infracciones e incumplimientos normativos, con total protección de los informantes, sin riesgo de represalias y con las medidas de protección necesarias.
El SIIF se ha diseñado, configurado y está gestionado con las medidas y mecanismos necesarios de seguridad, confidencialidad, protección de datos y protección al informante. Para ello contamos con la colaboración y soporte del experto externo BONET consulting, que aporta altos niveles de profesionalidad, experiencia, independencia, confidencialidad y cumplimiento del marco normativo aplicable.
Por consiguiente, la Entidad ha dotado el SIIF de una serie de garantías, entre las que se encuentran el anonimato/anonimización, el adecuado registro, la conservación y no alteración de la información, la prevención de conflictos de interés, la protección del informante y la prohibición de represalias.
Para conocer en detalle los principios de actuación y las garantías fundamentales que rigen el Sistema Interno de Información de la Entidad en virtud de los requisitos exigidos por la nueva normativa puede ver y acceder a la Política General del Sistema Interno de Información y Defensa del Informante.
Canales de Información
La Entidad ha habilitado distintos canales internos de información que permiten la presentación de comunicaciones en formato escrito o verbal. A tal efecto, la Entidad cuenta con la configuración, diseño y soporte de un experto externo en aras de aportar los más altos niveles de profesionalidad, experiencia, independencia, confidencialidad, protección de datos y del informante, y otros ámbitos aplicables para este tipo de canales. En nuestra Política puede encontrar ampliada la información sobre las características técnicas de los canales. Los canales de nuestro SIIF son los siguientes:
Canal On-line/Digital
La Entidad pone a su disposición una herramienta on-line mediante la cual cualquier empleado o persona relacionada con la Entidad podrá presentar una comunicación por escrito a través del siguiente enlace: https://corporate-line.com/cnormativo-colegio-suizo
Esta herramienta cuenta con medidas de seguridad que garantizan la protección de la información, la identidad del informante y la de aquellas personas afectadas por la misma, así como la confidencialidad y reserva de todo el proceso de gestión y tramitación de la comunicación.
Canal Presencial / “Face to face”
Otra de las vías que la Entidad pone a disposición de sus empleados y aquellos terceros que se relacionan con ésta es el canal presencial, que permite la presentación de comunicaciones verbales mediante una reunión presencial o por videoconferencia.
Al objeto de asegurar el debido cumplimiento de los compromisos y garantías recogidas en nuestra Política y el marco normativo de aplicación para este tipo de comunicaciones, la Entidad ha encomendado esta función de gestión de estas comunicaciones al experto externo BONET consulting, para garantizar la protección de la identidad del informante tanto en el proceso de solicitud de cita previa, en la presentación de una comunicación en formato presencial, como en el lugar de realización de la misma.
Los profesionales de BONET son los responsables de la gestión de las solicitudes para presentar las comunicaciones a través de este canal, así como de la recogida y conservación de toda la información aportada en dicha solicitud. Tal y como establece la Ley, dichas reuniones quedarán documentadas mediante una grabación anonimizada, con el consentimiento previo del informante.
Para poder hacer uso de este canal, debe solicitar cita previa a través de las siguientes vías de contacto:
- Teléfono: 911 087 727 / 930 460 116
El horario de atención al informante es el siguiente:
- De lunes a jueves de 8:30 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 horas.
- Viernes de 8:30 a 14:30 horas.
Al objeto de garantizar las medidas de protección y seguridad necesarias de este tipo de comunicaciones, no se podrán realizar ni se registrarán comunicaciones presentadas directamente por teléfono o e-mail. Estas dos herramientas están habilitadas exclusivamente para coordinar con el personal técnico día, hora y lugar para realizar la comunicación en formato presencial.
Agradecemos sigan las indicaciones descritas anteriormente para acceder y utilizar adecuadamente los canales oficiales habilitados por la Entidad para la presentación de comunicaciones y la aplicación de todos nuestros mecanismos de seguridad y protección necesarios.
Para cualquier duda o consulta sobre el funcionamiento del Sistema Interno de Información de la Entidad, puede ponerse en contacto con el Responsable del Sistema a través del siguiente email: compliance@colegiosuizomadrid.com
